La nueva ‘cultura telemática’ para agilizar la Administración
Antes de que finalice este año 2011, la ULPGC habrá implantado su Sede y Registro Electrónico. Este nuevo proyecto ofrecerá la posibilidad, a los miembros de la comunidad universitaria y ciudadanos en general, de tramitar los procedimientos administrativos de la Universidad de forma telemática.
El Proyecto e-Administración de la ULPGC pretende facilitar las gestiones administrativas a todos aquellos miembros de la comunidad universitaria y sociedad general. A finales de este año 2011 ya será posible, a golpe de teclado y ratón, registrar cualquier tipo de documentos e iniciar trámites administrativos sin tener la necesidad de desplazarse físicamente al Registro General y sin estar sujetos al horario de atención al público.
Desde la Gerencia de la ULPGC se ha estado trabajando a lo largo de este último año para adecuarse a la Ley 11/2007 de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, que obliga a todas las administraciones públicas a instaurar un sistema telemático que permita desarrollar sus procesos administrativos y facilitar el acceso a éstos con todas las garantías legales, del mismo modo que si se realizaran con la presencia física de los usuarios. Así surge la Oficina Técnica de la e-Administración, constituida por personal de la propia Universidad, adscrito a la Gerencia, que es la responsable de la ejecución y desarrollo de este ambicioso proyecto.
Su principal objetivo está siendo la implantación de una plataforma de tramitación electrónica que cumpla con todos los requisitos legales y técnicos que exige la ley. Además, se está elaborando el reglamento de creación de la Sede electrónica y el Registro Electrónico de la ULPGC. Paralelamente, la Oficina está trabajando en la normalización y simplificación de los procedimientos administrativos que podrán ser tramitados telemáticamente.
Así, a finales del año 2011 será posible, por ejemplo, que cualquier miembro de la comunidad universitaria que disponga de firma electrónica pueda realizar alrededor de una decena de trámites que, en la actualidad, sólo es posible si se persona en las oficinas de Administración de la ULPGC. “Está previsto que podamos gestionar, previa solicitud del interesado, anulaciones de matrículas, permuta de asignaturas, la solicitud para presentarse a la convocatoria especial de diciembre, la solicitud de evaluación de méritos docentes, la certificación de la jornada laboral del PAS y la presentación de quejas y sugerencias, entre otros procedimientos, así como la presentación ante el Registro Electrónico de cualquier solicitud, escrito o comunicación dirigido a cualquier órgano de la ULPGC”, destacan los gestores de este nuevo proyecto telemático.
Firma electrónica
El paso previo más importante para acceder a estas gestiones administrativas en línea es que el usuario disponga de una firma electrónica, que tendrá la misma validez jurídica que la actual firma manuscrita. Los certificados digitales son el medio necesario para autentificarse en Internet y disponer de dicha firma electrónica. En España, los certificados digitales más usados son los que emite la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, entidad con la que la ULPGC ha firmado un convenio de colaboración para facilitar a su comunidad universitaria los trámites de certificación.
De este modo, en la ULPGC están funcionando, desde el pasado mes de mayo, dos oficinas que facilitan esta certificación: en el Campus de Tafira (en la sede del Proyecto e-Administración, ubicada en el edificio de Ingenierías); y una unidad móvil que rota por el resto de campus universitarios.
En estos cuatro meses son ya más de 350 miembros de la comunidad universitaria los que han obtenido el certificado digital de la Fábrica de Moneda y Timbre a través de estas oficinas, lo que les ha permitido solicitar su firma electrónica para realizar cualquier trámite administrativo de los incluidos en el Proyecto e-Administración.
Asimismo, en el mes de julio se puso en marcha una experiencia piloto para que el personal docente pudiera firmar sus actas electrónicamente. Desde entonces se han firmado por este medio 144 actas.
El principal objetivo de e-Administración es, por un lado, simplificar los trámites de los servicios administrativos de la ULPGC, lo que va a suponer una reducción en los plazos de respuesta al usuario y una importante eliminación de papeles. Además, este proyecto telemático tiene otro objetivo igual de importante: sustituir el uso del papel en las comunicaciones internas entre las distintos órganos y unidades administrativas de la Universidad por la utilización de medios electrónicos.
Con el fin de que todo el personal de los distintos servicios administrativos de la ULPGC aprenda a usar esta nueva plataforma de tramitación electrónica, los gestores del Proyecto han planificado cursos de formación que tendrán lugar durante este mes de octubre.
